Efektywność zespołu krok po kroku: Normy zachowań, które robią różnicę

Jak dbać o efektywność zespołu? Wnioski z projektu Aristotle

Pracując jako Agile Coach i Scrum Master, często zastanawiam się, jak najlepiej dbać o efektywność zespołu. Dla jasności, efektywność rozumiem jako zdolność do osiągania zamierzonych celów przy minimalnym zużyciu zasobów, czasu i energii. Chodzi o to, żeby pracować mądrze, a niekoniecznie ciężko.

Podczas zgłębiania badań na temat efektywności zespołów w firmach IT natrafiłem na projekt Google’a – Aristotle. W 2012 roku Google postanowiło sprawdzić, co wpływa na skuteczność zespołów, analizując ponad 180 zespołów wewnętrznych. Jak się okazało, kluczowym czynnikiem są… odpowiednie normy zachowań.

Projekt Aristotle i kluczowe normy zachowań w zespołach

W ramach projektu Google wykazał, że najbardziej efektywne zespoły to te, w których liderzy tworzą bezpieczną przestrzeń do rozmowy. Tacy liderzy między innymi poświęcają czas, żeby zapytać, jak się mają członkowie zespołu i jak mogą ich wspierać.

Były też zespoły, gdzie normy zachowań wyglądały zupełnie inaczej. Liderzy wpadający w panikę z powodu drobnych problemów i próbujący nieustannie przejąć kontrolę powodowali, że zespół pracował mniej efektywnie. Gdyby jechać z takim liderem jako pasażer, pewnie cały czas próbowałby chwytać za kierownicę, mając niewielkie zaufanie do Twoich umiejętności. Takie zespoły nie spisywały się dobrze – trudno w takiej atmosferze dobrze pracować.

Od czego efektywność zespołu nie zależy?

Co ciekawe, projekt Aristotle pokazał również, że wiele rzeczy, na które często zwracamy uwagę jako liderzy, wcale nie wpływa na efektywność zespołu. Na przykład, nie ma takiego idealnego zestawu osobowości, który gwarantuje sukces. Nie ma też znaczenia, czy członkowie zespołu to znajomi, którzy dzielą wspólne pasje po pracy, np. sport, czy wręcz przeciwnie – są sobie zupełnie obcy poza pracą.

Również struktura zespołu, hierarchiczna czy płaska, nie ma wyraźnego wpływu na efektywność. Badacze znajdowali zespoły niemal identyczne pod względem tych czynników, a mimo to różniące się znacząco poziomem efektywności.

Klucz do sukcesu zespołu

Wracając do norm zachowań, które okazały się kluczowe – na czele znalazło się bezpieczeństwo psychologiczne. Czym ono jest? To wspólne przekonanie, że w zespole można swobodnie wyrażać swoje pomysły, pytania, obawy i przyznawać się do błędów, bez obawy przed karą czy upokorzeniem. Taki klimat, oparty na zaufaniu i wzajemnym szacunku, pozwala każdemu być sobą i działać w zgodzie ze sobą.

Dlaczego to takie ważne dla efektywności? Oto kilka powodów:

• W atmosferze bezpieczeństwa pracownicy mogą swobodnie wyrażać swoje pomysły i eksperymentować bez obaw przed negatywnymi konsekwencjami. Umożliwia to wprowadzanie nowatorskich rozwiązań.

• Tam, gdzie jest bezpieczeństwo psychologiczne, pracownicy chętniej dzielą się informacjami o tym, co działa, a co nie. Otwartość na odmienne opinie poprawia komunikację i pomaga rozwiązywać konflikty.

• Kiedy pracownicy czują się docenieni i akceptowani, są bardziej zaangażowani w swoją pracę.

Dialog jako fundament efektywności

Właśnie dzięki bezpieczeństwu psychologicznemu w zespole może funkcjonować swobodna wymiana informacji, czyli dialog. Trudno sobie wyobrazić efektywny zespół bez dialogu, prawda? Brak dialogu prowadzi do nierozwiązanych konfliktów, które pochłaniają energię, która mogłaby być wykorzystana na osiąganie celów.

Jeżeli dialogu nie ma też pomiędzy zespołami, a użytkownikami z użytkownikami ich produktów, bo boją się konstruktywnej krytyki, to utrudnia to takim zespołom adaptację do zmieniających się warunków rynkowych, technologicznych czy społecznych. Czy zdarzyło Ci się kiedyś być klientem firmy, która nie chciała słuchać Twoich sugestii, bo „oni wiedzą lepiej”? Jeśli rozmowa z nimi była nieprzyjemna, to pewnie zniechęciło Cię to do dalszego dzielenia się sugestiami. Czy takie postępowanie doprowadziło tę firmę do stania się liderem rynku?

Uczenie się jest ważne

Zespoły, aby odnosić sukcesy, muszą nieustannie się uczyć. Chodzi o rozwijanie kompetencji, poszukiwanie nowych rozwiązań i innowacji. Bez ciągłej nauki trudno jest utrzymać lub poprawić efektywność, produktywność, jakość i konkurencyjność zespołu.

Ale żeby się uczyć, trzeba mieć możliwość wymiany informacji – nie tylko wewnątrz zespołu, ale też z otoczeniem. A żeby to otoczenie chciało z nami współpracować i dzielić się informacjami, potrzebne jest właśnie bezpieczeństwo psychologiczne.

Kiedy tego bezpieczeństwa brakuje, pojawiają się bariery komunikacyjne. Potencjalny odbiorca informacji może zamknąć się na komunikację, chroniąc się przed raniącym komunikatem. Z kolei nadawca nie będzie skłonny mówić otwarcie, obawiając się negatywnej reakcji drugiej strony. Efekt? Zamiast zdrowej wymiany wiedzy mamy zakłócony przepływ informacji, co przekłada się na niższą efektywność zespołu.

Drugi kluczowy czynnik

Bezpieczeństwo psychologiczne to podstawa, ale nie jedyny warunek wysokiej efektywności. Kolejną ważną normą zachowania, którą Google zidentyfikował, jest odpowiedzialność za wyniki, a przynajmniej ja tak rozumiem ich "Dependability". Bez odpowiedzialności za wyniki, zamiast rozwijać się, utkniemy w strefie komfortu.

Wyobraź sobie kolegę z zespołu, który regularnie popełnia błędy. Jeśli każda próba rozmowy z nim kończy się kłótnią, zastanowisz się dwa razy, zanim zdecydujesz się na szczerą rozmowę. To właśnie kwestia bezpieczeństwa psychologicznego. Ale co, jeśli kolega przyjmuje Twoje uwagi spokojnie, dziękuje za nie… i nic z nimi nie robi? A przełożony na to pozwala, nie reagując? Wtedy brakuje właśnie odpowiedzialności za wyniki.

Bezpieczeństwo psychologiczne umożliwia wymianę informacji. Odpowiedzialność za wyniki sprawia, że ta informacja zostaje wykorzystana.

Inne czynniki efektywności: struktura, sens i wpływ

Google wyróżniło też inne czynniki wpływające na efektywność zespołu, takie jak: „struktura i klarowność”, „sens” oraz „wpływ”. Mnie kojarzą się one z tym, co Deci i Ryan określają w teorii autodeterminacji jako czynniki wpływające na motywację wewnętrzną. Sprawiają one, że ludziom chce się chcieć.

Trudno sobie wyobrazić efektywny zespół, w którym ludzie nie znajdują radości w tym, co robią, i pracują wyłącznie dla wypłaty.

Przy interpretacji wyników projektu Aristotle warto też pamiętać, że badanie dotyczyło zespołów Google’a. To firma, w której wysokie kompetencje są raczej standardem. W innych organizacjach czynniki wpływające na efektywność mogą wyglądać nieco inaczej.

Czy Scrum może działać bez bezpieczeństwa psychologicznego?

Warto spojrzeć na Scrum przez pryzmat tego wszystkiego, o czym napisałem. Czym innym jest ten popularny framework, jeśli nie narzędziem do uczenia się, jak najefektywniej tworzyć wartościowe produkty, poprzez pracę nad nimi? Scrum zapewnia transparentność informacji – dzięki niej podczas formalnych wydarzeń zespoły mogą sprawdzać, czy robią właściwe rzeczy we właściwy sposób. Dzięki temu mogą wprowadzać usprawnienia.

Scrum promuje również wartości, które wspierają moim zdaniem… bezpieczeństwo psychologiczne (otwartość, szacunek) i odpowiedzialność za wyniki (zaangażowanie, skupienie i odwaga). Oprócz tego w Scrumie w zespole powinniśmy mieć jasny cel, z którym identyfikuje się zespół developerski, a cały framework daje pewną strukturę i klarowność. Bez środowiska, które wspiera swobodną wymianę informacji między uczestnikami procesu tworzenia produktu i skłania do wzajemnej odpowiedzialności oraz sprawia, że się „chce”, Scrum nie spełnia swojej roli. Staje się jedynie rytuałem, „kultem cargo”, pozbawionym prawdziwego sensu.

Podsumowanie: Co warto zapamiętać?

Najważniejszym czynnikiem wpływającym na efektywność zespołu jest bezpieczeństwo psychologiczne – czyli poczucie, że można swobodnie wyrażać swoje opinie, pomysły, obawy i błędy, bez obawy przed karą czy upokorzeniem. Taki klimat tworzy idealne warunki do wymiany informacji i wspólnej nauki.

Ale samo bezpieczeństwo psychologiczne to nie wszystko. Aby zespół osiągnął wysoką efektywność, potrzebna jest także odpowiedzialność za wyniki i motywacja do działania.

Dlaczego to takie ważne?

Jeśli jesteś liderem zespołu lub Scrum Masterem, pamiętaj, że kluczem do efektywności jest stworzenie środowiska, w którym zespołowi się chce i ma on warunki, by stale odkrywać coraz lepsze sposoby na osiąganie celów.